新中大银色快车教程
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概述
账务处理是整个财务管理过程之根本，”账务处理系统”模块也是整套新中大银色快车SE的核心部分。它即可以独立运行，也可同新中大其它管理系统协同运转。
本系统在整套软件中的核心地位，它与其它系统间的关系大致可以分为两大类：
一方面为采购管理系统、库存管理系统、销售管理系统、固定资产管理系统、工资管理系统、成本核算系统、资金管理系统提供接口，接收由它们所生成的临时凭证。该功能通过本系统中的“系统间转账”子模块实现，详细内容可参见“第8章 系统间转账”。
另一方面为报表处理系统、合并报表系统、领导查询系统、财务分析系统和决策支持系统提供财务数据，以便生成相应的财务报表、财务分析表供相关人员查询、分析。
由于账务处理涉及到的会计业务比较多，本软件为了方便使用，按业务将总的功能划分为以下几大子模块：
初始设置
日常账务
部门核算
往来账管理
项目核算
出纳和对账
系统间转账
系统管理
初始设置
在这几个子模块中，初始设置是需要首先完成的，若不完成初始工作，软件将阻止用户对其它子模块的操作（〖出纳和对账〗、〖系统管理〗除外）。初始设置也是一个非常重要的环节，该部分的设置将直接影响后续的操作流程和系统正常处理功能的实现。初始设置包含了以下几部分的工作：
1、 会计科目体系的建立。
（1）科目代码宽度设置
在设置具体的科目前得首先确定科目代码级数及宽度。建议用户充分考虑科目代码级数和宽度的可扩展性。
（2）科目结构
在手工做账中，我们往往是将往来单位、部门、个人、项目设置成相应一级科目的明细科目来进行核算管理的，而在电子账簿中，要求每一个明细科目都必须有一科目代码与之相对应，且必须符合严格的会计科目管理规则，这样在往来单位、部门、个人和项目很多的情况下就会产生出很多个明细科目，造成管理上的困难和会计科目的不简洁。为此，本软件在手工会计科目的基础上，对其进行了结构上的调整，本软件对该问题的处理方式为：改用辅助核算进行管理，即将往来单位、部门、个人、项目的上级科目设为辅助核算科目，这样往来单位、部门、个人、项目将不再作为明细科目，只是在输入凭证时，当涉及到辅助核算科目时，只要再额外输入该笔业务的往来单位、部门、个人或项目信息即可。
手工记账的会计科目结构与使用本系统后的会计科目结构对照如下：
手工记账的会计科目
使用本系统后的会计科目
科目代码
科目名称
科目代码
科目名称
科目特征
521
管理费用
管理费用-办公费
管理费用-办公费-部门1
管理费用-办公费-部门2
……
521
管理费用
部门核算
119
其他应收款
其他应收款-小章
其他应收款-小王
……
119
其他应收款
个人往来
169
在建工程
在建工程-工程物资
在建工程-工程物资-工程1
在建工程-工程物资-工程2
……
169
在建工程
项目核算
表格中的内容是为了说明采用计算机管理前后会计科目结构的不同，所以设置的科目特性比较特殊，在实际的工作中，科目的特征可能更为复杂，如项目核算＋部门核算、单位往来＋部门核算等等。
2、 记账凭证类型的设置。
记账凭证，按其反映的经济业务内容的不同，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证；收款凭证和付款凭证具体又可分为现金收入凭证、现金付出凭证、银行存款收入凭证、银行存款付出凭证；有的企业不分收款、付款和转账业务，都使用一种记账凭证，可以看出凭证有多种分类方法，在本系统中提供五种凭证类型（其中一种类型为‘自定义凭证类型’），用户应根据企业的实际情况选用。
3、 部门、外币及汇率设置
当您所在的企业有外币业务时，那还应该进行外币及汇率的设置。由于外币汇率几乎每天都在浮动，所以在初始化完成后，系统还允许您在此调整汇率，当然您也可在〖日常账务〗的“辅助管理”中进行调整；若有部门核算，还应设置相应的部门明细。
4、 项目核算方式设置
如果用户所在的单位需对一些特殊业务进行项目核算，那么请在此确定项目的核算方式和对已终止项目的年结处理方式。
5、 设置往来单位、个人信息
此处设置的往来单位、个人信息，在后续的操作中会经常被调用，最典型的如在输入凭证时，当涉及到往来单位、个人辅助核算科目时。
6、 自定义各种数据的小数位数
可供用户自由定义数量、单价、外币和本币的数据精度。
7、 录入期初余额
为了保证账册数据的连续性和完整性，还必须输入各明细科目的年初余额、年初到建账日期期间借贷双方的累计发生额。若有辅助核算，还应整理录入各辅助项目的期初余额，如单位往来账、个人往来账和部门往来账的余额初始。
其实，初始设置是手工账和电脑账的衔接过程。初始设置工作是否能做得周全、准确，将大大影响到日后的正常账务处理工作。
日常账务
在初始工作完成以后，其它几个子模块才可以使用，在其它模块中〖日常账务〗是其中的核心，大部分日常账务处理都在此完成。
1、基础设置
此处提供强大的凭证录入方式、凭证处理方式、凭证界面设计、凭证打印格式、账页处理的设置功能，并且可自定义凭证打印格式、自定义账本套打格式。
2、凭证处理
（1） 通过严密的控制保证凭证的准确性、完整性。
（2） 可随时调用快速凭证、摘要、科目、部门等帮助信息，大大加快了凭证录入速度。
（3） 对于结转管理费用、结转产品销售成本等机械而又繁复的操作，可通过设置自动转账凭证功能，由系统自动生成转账凭证，并自动追加到未记账凭证中，这样大大减轻了财务人员的工作量。
（4） 可对原始单据定义自动转账凭证，通过执行本功能即可快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中。
（5） 可以进行原始单据?凭证?明细账的双向联查，并且功能可以扩展到报表的审计追踪，做到原始单据?凭证?明细帐?总帐?报表的双向互查。
（6） 提供出纳签字流程，以加强对出纳账的管理。
（7） 系统对操作员的权限控制可细分到科目；并控制凭证的录入和审核不能为同一人。
（8） 对每一笔删除凭证的操作进行记录，加强对企业业务的跟踪和管理。
（9） 能进行多次记账操作使查询的各类业务账表数据总可以处于最新的状态。
3、账簿查询打印
（1） 系统提供各种实用的标准账簿，如明细账、日记账、日报表、总分类账、科目余额表、数量科目收付结存表、外币科目余额表、会计科目表、往来账表和其它分析表。
（2） 可自定义多栏式账，能够实现多种输出方式，以满足不同层次的查询和管理需求。
（3） 在各种账簿的查询窗口中增设了“定制”功能，这样用户可随意调整账表的列宽并可保存修改后的结果。
（4） 在查询各序时账、分类账和余额表的过程中，可查询到包括未记账凭证的最新数据。
（5） 在日记账和日报表的查询过程中，可查询到包括原始单据的最新数据。
（6） 在余额表中可联查到相应明细账、凭证。
（7） 在科目余额表中提供与其它系统（包括采购、库存、销售、工资、固定资产）部分数据进行核对的功能。
（8） 系统对操作员查询、打印各账表的权限精确控制到科目。
（9） 提供灵活的打印功能：可进行连续打印、可控制满页打印、可选页打印、可按照需要设置打印页面等等。
4、辅助管理
提供一些在初始设置中已经完成但在实际工作又确实需要变动的内容，如外币汇率变更、会计科目更改等。除此之外，“辅助管理”中还包括子菜单“摘要库维护”、“结算方式设置”、“预算管理”、“账套间对账”和“满页打印维护”。下面将特别强调一下“预算管理”功能。
（1） 本系统的预算管理都是基于科目的预算，并通过预算报告来反映计划数与实际发生数之间的差异。
（2） 系统提供对科目、部门和项目的预算管理。
（3） 对于预算数据与实际数据系统提供了多种查询方式。
（4） 提供了多种预算模式以满足不同层次的预算管理。
（5） 对于预算数据提供了多种录入方式。
5、集中管理
这是会计管理中心软件－账务处理系统的特有功能，它提供设置统管单位功能和多账套查询功能。
部门核算
“部门核算”子模块实际上是从日常账务中分离出来的，其内容以查询、统计为主，当然也有它本身特有的处理工作。该子模块主要是为了反映核算单位中各部门的费用收支的发生情况，以便及时地对各部门的收支情况加以比较进行部门考核，最终达到有效控制部门费用支出的目的。在本系统中使用部门辅助核算，主要可实现如下功能：
（1)可以自动完成部门收支汇总分析 ：只要对相关支出科目设定部门辅助核算，那么软件就会根据需要对基础会计帐簿中的有关数据进行加工、整理，轻而易举地得出部门收支汇总表。
（2） 可以自动开设各种形式的备查帐：这意味着对部门的收支帐薄拥有多种查询方式，例如，既可以按部门开设帐页，查询某个部门在各个费用科目下的发生情况，也可以按科目开设帐页，查询各部门在某个费用科目下的发生情况，非常灵活、方便。
（3） 可以随时检查各部门的各项预算：通过事先制定各部门的开支预算，能够做到随时随意检查各部门和各预算执行情况。
（4） 可以有效控制部门预算：制单时能够对经费支出进行动态控制当有经费支出时，在制单时软件自动进行控制，超出预算将有警示，真正做到事先控制。
往来账管理
应用新中大财务软件的”账务处理系统”的往来账管理后可实现：
（1）可以自动完成本单位与其它往来单位间的业务收支汇总分析：只要用户在录入各经济业务的同时，录入各往来单位、个人的相关信息，那么软件就会根据需要对基础会计帐簿中的有关数据进行加工、整理，轻而易举地得出本单位与各往来单位、个人间的业务收支情况。
（2）统计查询多样化：这意味着对往来账的统计查询有多种方式，例如，既可以按往来单位开设帐页，查询某个往来单位、个人在各个往来科目下的发生情况，也可以按科目开设帐页，查询各往来单位、个人在某个往来科目下的发生情况，非常灵活、方便。
（3）可随时了解往来账回笼情况和对往来账进行分析：系统提供的“往来账分析”功能可统计出各往来单位应收账款的平均收现期，进而有助于用户作出对不同的客户采用不同的收款政策，以减少应收账款的资金占用总量，提高资金的使用效率，避免或尽可能降低坏账的发生。
项目核算
项目管理主要是用来核算管理企业、单位某些专门项目的收入情况和费用支出状况。在传统的手工核算方式下，项目的核算一般是按项目开设帐页，并在帐页中按成本费用或收入科目设专栏进行明细核算，即所谓的多栏帐。这样对于记录、纵横方向的统计汇总和查询考核等都费时费力且效果不理想。
应用新中大财务软件的”账务处理系统”的项目管理后可实现：
（1） 科目设置合理化：在科目设置上，大大简化科目结构，同时帐簿内容变得更加合理。
（2） 辅助应用具体化：除可与部门管理功能联合使用外，还可与本单位的单位往来帐管理功能联合使用，使得考核围绕专门的经营对象而发生的收入支出成为可能。
（3）统计查询多样化：可从多个方向统计查询。如可以查询某个科研课题的各种费用支出情况及累计支出情况，可查询所有课题或指定课题在某个费用项目下的发生情况。或者按课题负责人、立项时间、课题是否结题等来查询或统计。还可按课题所在的部门进行统计汇总等。
出纳和对账
出纳和对账包括银行对账和出纳管理。
（1）银行对账是会计业务比较独立的一个模块，它本身就有“初始化”菜单，当然在许多地方仍和“日常账务”有着密切的联系，有一些数据如账面余额、银行未达账等等，都是从“日常账务”的处理数据中直接采集过来的。
（2）出纳管理为出纳人员提供了一个集成的办公环境，在此，出纳人员可逐笔登记出纳现金账、出纳银行账，随时出最新的出纳日报表、出纳月报表，以加强对现金及银行存款的管理。同时用户还可按科目和部门设置存、贷款账户及其利息，并可汇总存、贷账户任意时间范围内的积数，生成相应账户积数利息表、利息汇总表，并可打印利息通知单。
系统间转账
系统间转账是本系统和其它系统、第三方软件厂商之间的数据处理桥梁，它提供强大数据传送与接收功能。
（1） 接收从新中大其它系统中转入的临时凭证，例如工资核算模块、固定资产模块每月生成的临时凭证都是在此转入并生成正式凭证的。
（2）接收外部自定义数据源的凭证,为第三方厂商的数据转入提供了开放的接口。
（3）传送及接收其它账套凭证（接收时也支持取自其它服务器的远程接收）。
系统管理
应用系统管理子模块可实现：
（1） 在“权限管理”中财务主管可给普通操作员分配权限，并可将权限的范围控制至具体科目，该部分工作应该在“初始设置”之前完成。
（2） “会计年度管理”中提供“切换至另一年度”、“生成下一年度账簿”和控制“本年是否审计”的功能，这样用户可以在上年不封账的情况下进行下一年度的账务处理。
（3） 当您需要进行数据安全维护、“调整科目年初余额”、“生成审计数据”等操作，都可通过“数据安全维护”功能实现。
（4） “其他控制”中提供“月结控制模式设置”、“年结科目余额控制”、“基础数据转入、转出”功能。
图标说明
本手册基本上做到重点突出，对于用户操作中可能会引起的错误操作或可能遇到的困惑，用户手册中都以“注意”、“提示”、“说明”、“疑难解答”的方式着重列出，以免用户误入歧途；另外，本手册中示例丰富，基本上都以列举加图片的方式说明各功能的具体的操作步骤和方法。
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