怎样才能让PPT变得精彩？

招数一:文字是用来看的，不是用来读的。

我们不时会听到这样的言论:“PPT很简单，就是把Word里的文字复制粘贴一下。”这其实是对PPT的一种无知和亵渎。如果文字可以直接复制粘贴达到演示效果，PPT就完全没有必要了。

PPT的精髓在于可视化，即将原本看不见、摸不着、晦涩难懂的抽象文字，转化为由图表、图片、动画、声音组成的生动场景，做到通俗易懂、栩栩如生。

形象至少能给你带来三种感受:

第一，很容易理解。

文字总是高度抽象的，人们需要默读，需要转换成自己的语言，需要上下联想，需要找到其中的逻辑关系；但是人们看电影就容易多了。他们只需要跟随故事的发展，欣赏它的情节，体会它的意义。PPT就是让这些话像电影一样生动。

第二是放松。

如果你把一本小说贴在墙上，我相信你看了半个小时就会腰酸背痛；如果把小说拍成电视剧，也许看了一天也不会觉得累。事实就是如此。

第三，好记。

传统PPT，你需要观众记住的是单词，太难了，即使记住了，也容易忘记；可视化的PPT能让受众很容易记住其中的图形、逻辑或结论，可能三五年后还记忆犹新。

改变“复制粘贴”的做法！大胆删除那些无关的内容，尽量把长词提取出来。可能你一开始不习惯，可能你还很粗糙。不要放弃。总有一天，你会让观众赞不绝口。

有的领导会问“PPT没字你让我说什么？”的确，演讲习惯的改变不会一蹴而就，这取决于演讲者对内容的熟悉程度和对演讲技巧的掌握。但是，有一点是，和观众一起读课文是演讲中的大忌。如果消除了这一点，呈现效果会逐渐改善。

因此，提出两种观点:

1，文字是用来看一眼的，哪里看不清楚就放大，放大后看不清楚就删！

2.文字是PPT的天敌。能减就减，能减就减，能图就图，能图就图。

招数二:20分钟是快乐的极限。

传统上，我们总是认为我们谈论的越多，时间就越长，演讲者就越关注它。这是计划经济时代的标准。现在无论是我们的领导，客户，还是普通观众，时间都是极其宝贵的。没有人愿意看几百页的研究报告，也没有人愿意听你长篇大论。

浓缩的最好！

示范的核心内容是什么？观点！

在此基础上，说明什么是观众容易混淆的，什么是你认为重要的。永远不要担心你的演示太短。如果花20分钟讲清楚一天能听懂的内容，实际上为听众节省了7小时40分钟。在这个时间就是金钱的时代，观众当然是受欢迎的。

简洁的另一个好处是还有很多话要说。如果你的演示足够精彩，会给听众留下更多的期待和回味，甚至有人会要求抄你的PPT，研究几遍。

短，还要提高对PPT的要求。你需要知道哪些内容最受观众关注，哪些内容不可或缺，哪些内容能带来震撼。相应的，该合并的合并，该删除的删除。或许这是一个迭代的过程，但标准只有一个:不让观众有时间打哈欠。

招数三:清晰比什么都重要。

PPT有一个致命的弱点——受众容易迷失。

为什么？

第一，PPT毕竟不是电影，逻辑结构抽象，难以把握；

第二，PPT是一页一页翻的，一次只能看一页。之前看过的只能靠记忆。

有两种解决方案:

首先，提前给每个听众一个演讲提纲；

二是为你的PPT建立一个清晰的导航系统。

导航系统主要包括:

一、从开篇动画、封面、前言、目录，到切换页、正文页、结束页和一个完整的PPT架构(本书第三章会详细介绍)；

二、每页都有标题栏(除了标明整个PPT的标题，更重要的是标明本章的标题和本页的主题)；

第三，页码，方便的话尽量加。

招数四:没有设计等于垃圾。

传统上，我们把PPT归结于办公处理等工具，认为简单的排版就能满足需求。

随着整个社会审美水平的提高，这种观点正在被越来越多的人所抛弃。PPT，尤其是对外的PPT，正在成为企业形象识别系统的重要组成部分，代表着一个公司的脸面；设计正在成为PPT的核心技能之一，也是PPT水平的基本标准。

无论是报道、宣传、竞赛还是投标，一个设计精美的PPT至少可以起到以下作用:

(1)让观众赏心悦目:美女夺人眼球，精美PPT令人耳目一新。

(2)让观众产生好感:爱美之心人皆有之，一张漂亮的PPT自然能让观众多看几眼。

(3)赢得观众的信任:人总是有偏见的。精致的设计给人专业、认真、可靠的感觉，内容的含金量自然提高。

(4)成功的机会:职场中，美女帅哥成功的机会更多，PPT演示也是如此。

内容的好坏很难评价，但形式的好坏是显而易见的。自己喜欢和信任的方案，自然是领导和客户的首选。

设计不是一天建成的，但是我们可以找到一条捷径:

(1)善用专业素材:专业的PPT模板让你的PPT具有外在美；专业的PPT图表让你的PPT

有内在美；专业的PPT图片(包括JPG、PNG、AI等格式)让你的PPT充满活力。

(2)掌握排版的基本原则:每个人的审美标准不同，但总有一些规律是共通的。掌握并遵守这些规则，会让你的PPT设计得到大多数人的认可。这些规则包括:一个中心、对齐合理、画面统一、对比强烈、层次清晰等等，这些将在本书第六章详细介绍。

(3)多看漂亮案例:在PPT诞生的十几年里，整个社会的设计水平得到了快速提升。三人行，必有我师。在平面设计和动画领域，到处都有值得学习的案例。

招数五:炫不是动漫的根本。

自PPT诞生以来，动画一直是最大的争议。

一种观点认为，PPT是幻灯片，就是一页一页翻的图片加上文字。在商务PPT应用领域，完全不需要动画或者最多只需要简单的页面切换动画；相反，有无数有志之士在PPT动画中矢志不渝，用自己的创意和努力创造了一次又一次的动画传奇，也得到了众多PPT爱好者的欢呼。

近年来，Rip PPT已成功将PPT动画应用于商业领域，并得到了客户的广泛认可。

动画不仅让PPT变得生动，还能让PPT的表现提高数倍。

(1)开场动画

让你的PPT抓住观众的眼球。电影有标题，游戏有标题，网站有标题，PPT演示也需要标题。在演示开始时，观众往往需要一个适应期，也许还在思考未完成的工作，也许还在与我们的邻居侃侃交谈，或者抱怨观看演示的辛苦。这时候你就需要马上把观众的注意力集中到你的演讲上，漂亮又有创意的标题能立刻震撼观众，让他们瞠目结舌。

(2)逻辑动画

一个静止的画面，观众会从上到下浏览，缺乏逻辑引导，观众很难抓住重点。看完之后，他们还要思考逻辑关系，这其实是浪费精力和注意力；如果给这个画面加上清晰的逻辑动画，就会把观众自己寻找线索变成帮助观众整理线索。演示者可以控制对象的顺序、主次顺序、位置变化、出现和退出，引导观众按照自己的思路理解PPT内容。

开场动画让对外宣传的PPT展现了企业的专业性和实力。一束光闪过，公司的logo从轮廓上渐渐变得漂亮而有纪念意义；接下来的四个动画页面从不同角度展现了上海和公司的特色，同时配合连续的抽象文字和动画效果，消除了页面之间的分割感。

(3)强调动画

以前我们只是用颜色的深浅，形状的大小，字体的不同来突出一些重要的内容。这样有一个很大的缺点，就是要强调的内容会一直处于强调的位置，当我们讲述其他内容时，会分散观众的注意力；强调动画，通过物体放大、缩小、闪烁、变色等动作实现强调效果，并让演示者自由控制，强调后自动回到初始状态。

(4)影片结尾的动画

相比那些戛然而止的PPT，加入一个简单的结尾动画会得到意想不到的效果:

一是出于礼貌，提醒大家示威结束了，给大家一定的缓冲时间准备接下来的活动；

二是与开场动画相呼应，做到有始有终，避免给人虎头蛇尾的印象；

三是通过贯穿始终的形式，提醒观众回忆内容，强化记忆。

(5)场景动画

也许你讲的是一个故事。故事总是有情节和过程的，但用一张静止的图片来表达一个完整的过程几乎是不可能的。相反，一套连续的动画可以让这些过程变得生动。以前我们用Flash和视频来表现这些效果，PPT其实是可以实现的。

招数六:图表是PPT的肋骨。

商业展示的基本内容是数据，所以图表变得必不可少。最早的有柱形图、饼状图、折线图、雷达图等。咨询公司把数据图表转移到逻辑关系的表达上，于是就有了并列、包含、扩散、综合、分层等各种关系图表。从此，文字再也不能抽象枯燥；以ThemeGallery为代表的韩国公司，以PresentationLoad为代表的欧美公司，以Ripp PPT为代表的中国公司，通过加入设计的概念，将这种趋势进一步发展到了极致。从此，文字可以变得像图画一样美丽、生动、逼真。

同样，PowerPoint软件也是为图表而生，像Illustrator一样强大的绘图功能，清晰的操作界面，简洁的操作方式，让每个人都能轻松掌握。很快，PPT图表风靡全球，配合图片使用，让演示更加有力。

如果你的PPT还在被大段大段困扰，还在担心逻辑混乱，那就赶紧学PPT图表吧。

招数七:没有策划，就没有精品。

策划一个好的PPT，就像策划一个宏伟的建筑。

所有的PPT设计师首先都是策划人，有的是不自觉的做，有的是用心做，但是一个没有策划的PPT一定是失败的作品。不同的演示目的，不同的演示风格，不同的受众，不同的使用环境，决定了不同的PPT结构，色彩，节奏，动画效果等。PPT人在观众、领导、主持人的多重标准中。

一个好的PPT作品是建立在对上述要求的准确把握之上的。

我们曾经有一些优秀的设计师，他们的作品很漂亮，也很耐用，但是从来没有得到客户的认可。为什么？就是缺乏准确的规划。美观不是PPT的唯一标准；体会、关心并设身处地为观众着想，即使画面有瑕疵，也往往能赢得主讲人的认可和观众的掌声。

招数八:PPT可以当主角

西方有一种观点在中国已经流行开来:演讲者永远是主角，PPT只是陪衬。

其实这是完全西方的立场，未必适合中国国情。大多数西方人喜欢张扬，善于发表演讲。甚至在很多人看来，说话已经是一种享受了。他们当然不想被PPT抢了风头。而中国文化更注重内秀而非张扬，很少有演讲者擅长。连一些领导都不愿意张扬，更何况普通人。所以我们常常把自己当成演讲中的一员，其实我们只是一个符号，低调再低调，宁愿PPT成为关注的焦点。

另一方面:我们是不是为了示威而示威？是为了表达自己吗？

当然不是！每次我们带着某种目的进行演示，或者为了让观众了解我们的作品，

或者是为了让观众选择我们的产品，或者是为了传达一些信息，或者是单纯为了博取大家的好感……你能找到我们一定要当主角的理由吗？

不要！

效果才是王道，只要能达到目的，不要在乎谁是主角，谁是配角。

如果你是一个表达欲极强的演讲大师，如果这是一个需要你展示自己的舞台，那就勇敢站出来，做主角！

如果你是一个稍微内向的工作者，为了工作而做这个演示，或者这是一个低调的场合，就不必拘泥于大师们的说教。哪怕是配角，也能获得最热烈的掌声。

招数九:PPT不哑

在很多人眼里，PPT就是多媒体的代名词。但这种多媒体一直被误称为无声的。

详细分析，沉默有三个原因:

第一，PPT的业务特性限制了声音的应用。毕竟在商务会议场所，人们需要集中精力思考，无论是背景音乐还是动画声音都会给人带来干扰。

第二，PPT软件设计的功能限制了声音的应用。PPT软件从诞生开始就没有为声音的应用做好充分的准备。PowerPoint无意兼顾编辑优化声音的功能。

第三，PPT人群太广。经理、文员、老师、销售代表、老板、领导，甚至一些小学生都成了PPT技术员。大家的相关知识储备远远不够，缺乏声音素材、声音感知、声音剪辑技术。但不知不觉中，还是有人尝试，结果声音应用不专业，尤其是一些动作声音往往引来观众一阵哗然。于是，有人得出结论，PPT不要用声音。

真的有这么绝对吗？

情况正在悄然发生变化，PPT声音的时代正在到来。

(1)PPT不再局限于演示。企业宣传、婚庆礼仪、休闲娱乐正在成为PPT应用的热门领域，声音是不可或缺的元素。

②平面设计、flash、视频等。无时无刻不在冲击着人们的视野。人们正遭受着最严重的审美疲劳，单纯图片给人的刺激已经大打折扣。声音是增强画面冲击力的绝佳武器。

(3)随着PPT设计公司的兴起，PPT的声音处理专业化，建立了声音素材库，各种音频编辑软件可以自由应用，配音设备逐步完善，掌握了PPT中声音应用的规律。

招数十:从“三”退至“七”

让PPT出众的方法有很多。率先使用PowerPoint 2007无疑是最有效的捷径。

从PPT专业应用的角度来看，PowerPoint的以下特性是我们非常推崇的。

(1)操作界面更加美观人性化。

●全新的类似vista的操作界面，赏心悦目；

●整体文件管理的功能集中在左上角的offi ce按钮，为操作区留出更多空间；

●操作区域更广，分类更合理，熟练操作后一目了然；

●自定义按钮非常个性化，在这里调用常用功能更快；

●选择窗格类似Photoshop窗格，“无止境”成为现实，全面提升了PPT的功能；

●放大/缩小按钮和查看模式按钮同时放在右下角，更适合普通人的操作习惯。

(2)绘图和设计功能更加强大。

(3)丰富实用的功能群

这些功能包括:

● SmartArt图表，可以轻松将文字变成图表。(只是图表种类比较少，质感太单调了。从设计上来说，并不提倡太多的应用。)

●为PPT文件减肥，2007版PPTX格式文件比2003版PPT格式文件小很多。

● PPT可以直接转换成pdf、xps、jpg等格式，还可以发布一些PPT页面，用于各种场合。

有效防止文档崩溃。在2003版中，一旦文档出错，未保存的数据将丢失；2007版可以尽力恢复到程序关闭前的状态。

但是2007版也有一些明显的遗憾:

一个是对电脑硬件的要求更高。许多学生反映，500MHz以下的处理器和256MB以下的内存很难使用。

其次，与2003版不兼容。一般来说，PPTX文档必须转换成PPT文档或者安装插件，才能在2003版的PowerPoint中阅读。2007版制作的三维艺术文字和图形在2003版无法编辑，一些颜色渐变效果、阴影效果、文字效果甚至一些动画在2003版都会变形，需要在2007版编辑。

但这些缺陷并不能改变2007版快速普及的趋势，PowerPoint 2007无疑是实现卓越PPT性能的最佳选择。